Apakah akta pendirian Firma/CV harus didaftarkan di kepaniteraan Pengadilan Negeri dan diumumkan dalam Berita Negara?

Kewajiban pendaftaran akta otentik memuat pendirian Firma/CV di register Kepaniteraan Pengadilan Negeri dimana Firma/CV berkedudukan dan pengumuman pendirian Firma/CV tersebut melalui Berita Negara diatur dalam Pasal 23 KUHD dan Pasal 28 KUHD. Hal ini merupakan kewajiban penting yang tidak boleh dilalaikan oleh para pendiri.

Bagaimana kalau pendiri/ yang dikuasakan lalai untuk melakukan kewajiban pendaftaran dan pengumuman tersebut? Pasal 29 KUHD menyatakan bahwa:
“Selama pendaftaran dan pengumuman itu belum berlangsung, maka terhadap pihak ketiga perseroan (Firma/CV) itu harus dianggap sebagai perseroan (Firma/CV) umum, ialah untuk segala urusan, pula didirikan untuk waktu tak terbatas dan akhirnyapun seolah-olah tiada seorang pesero/sekutu yang dikecualikan dari hak bertindak dan hak menandatangani untuk Firma itu."

Mencermati Pasal 29 KUHD ini dapat diambil kesimpulan bahwa:

1. Firma/CV yang merupakan suatu perikatan (Pasal 16 KUHD) sepanjang telah dibuat akta (otentik) pendiriannya, dianggap telah berdiri walaupun proses pendaftaran dan pengumumannya belum dilakukan.

2. Firma/CV yang belum didaftarkan dan diumumkan terhadap pihak ketiga dianggap Firma/CV yang melakukan kegiatan usaha yang umum.

3. Firma/CV yang belum didaftarkan dan diumumkan terhadap pihak ketiga dianggap Firma/CV yang didirikan untuk jangka waktu yang tidak terbatas.

4. Firma yang belum didaftarkan dan diumumkan terhadap pihak ketiga dianggap semua sekutu dalam Firma/CV berhak bertindak dan berhak menandatangani perjanjian yang dibuat atas nama Firma/CV tersebut.

Oleh karena kondisi tersebut diatas, penting bagi pendiri untuk melaksanakan kewajiban pendaftaran dan pengumuman Firma/CV nya itu.

Hal lain yang penting diperhatikan adalah kebenaran isi akte pendirian Firma/CV yang didaftarkan dan diumumkan. Pasal 29 paragraf 2 berbunyi sebagai berikut:
“Dalam hal adanya perbedaan antara apa yang didaftarkan dan apa yang diumumkannya, maka berlakulah terhadap pihak ketiga hanya ketentuan-ketentuan itulah diantaranya, yang mana berhubungan dengan pasal yang lalu telah diumumkan dalam Berita Negara.”

Dalam praktek pendirian Firma/CV, umumnya pendiri menyerahkan konsep penyusunan draft pendirian kepada konsultan hukum atau biasanya notaris dengan memberikan poin-poin penting yang ingin dimuat dalam akta pendirian. Karena sebagian pekerjaan penyusunan draft tersebut merupakan jenis pekerjaan rutin dengan menggunakan standar draft, ada kalanya terjadi kelalaian dari penyusun, misalnya kurang teliti dalam menyalin (copy and paste) dari standard draft yang menyebabkan draft yang dimaksud tidak sesuai dengan kehendak semula para pendiri.

Untuk mencegah hal ini, pendiri perlu memastikan kebenaran draft sebelum ditandatangani dan didaftarkan serta diumumkan melalui notaris. Walaupun kelihatannya hal yang sepele, akta yang salah yang keburu ditandatangani pendiri, didaftarkan dan diumumkan oleh notaris dianggap sah dan mengikat terhadap pihak ketiga. Ketelitian dalam penyusunan akta pendirian dapat mencegah kesulitan yang muncul saat terjadi masalah dengan pihak ketiga.